Pravidla ochrany osobních údajů GrasonPlan

Společnost Grason Solutions s.r.o., IČO: 06884156, se sídlem na adrese Praha 8, Thámova 166/18, PSČ 186 00, zapsaná v obchodním rejstříku pod sp. zn. C 290734 vedenou u Městského soudu v Praze (dále jen „Provozovatel“), je provozovatelem webové nebo mobilní aplikace GrasonPlan (dále jen „Aplikace“), která slouží provozovatelům restaurací a dalších obdobných podniků k plánování a správě směn jejich pracovníků, a dále pracovníkům zejména k přihlašování na směny a jejich správě pomocí vlastního uživatelskému profilu. Tato pravidla nakládání s osobními údaji (dále jen „Pravidla“) upravují veškeré nakládání s osobními údaji ve spojení s užíváním Aplikace, není-li mezi konkrétními subjekty ujednáno něco jiného. K užívání Aplikace je nutná registrace Uživatele a vytvoření jeho Uživatelského účtu. Výrazy v těchto Pravidlech začínající velkými písmeny mají stejný význam, jako je jim přiřazen ve všeobecných obchodních podmínkách Provozovatele (dále jen „VOP“), pokud tato Pravidla výslovně nestanoví jinak. VOP jsou dostupné v Aplikaci, na webových stránkách Provozovatele, nebo mohou být Uživatelům předávány jiným způsobem při uzavírání smlouvy o užití Aplikace.

A. Správce a zpracovatel

Provozovatel je správcem osobních údajů o Zaměstnavateli, pokud je fyzickou osobou, nebo o jeho zástupci, pokud je právnickou osobou, a dále o dalších osobách na straně Zaměstnavatele, které mají přístup k hlavnímu Uživatelskému účtu Zaměstnavatele. V případě Pracovníků je Provozovatel správcem pouze takových údajů, které slouží k přístupu do Aplikace a udělení příslušné licence k jejímu využití. Jako správce Provozovatel také zpracovává údaje související s provozem Aplikace.

Provozovatel je však pouze v roli zpracovatele u osobních údajů, které uvede v Aplikaci o svých Pracovnících Zaměstnavatel. V tomto případě je správcem právě Zaměstnavatel, který osobní údaje získává typicky v souvislosti s pracovněprávním vztahem mezi Zaměstnavatelem a Pracovníkem.

B. Jaké osobní údaje jsou zpracovány

Tato Pravidla se vztahují výlučně na nakládání s údaji o fyzických osobách. Provozovatel zpracovává osobní údaje, které jsou v Aplikaci uvedeny při registraci a dále údaje, které mu Uživatel poskytne za dobu trvání své registrace. K těmto údajům jsou Provozovatelem přiřazovány i další údaje, které Provozovatel v souvislosti s provozem Aplikace vytvoří.



Údaje, které Provozovatel získává přímo od Uživatelů zahrnují jméno a příjmení osob spravujících účet Uživatele, včetně všech podúčtů, a jiných osob, které Uživatelé při používání Aplikace uvedou, emailovou adresu, telefonní číslo, nebo jiné kontaktní údaje těchto osob a údaje o zaměstnavateli a pracovním zařazení Pracovníků a údaje související s výkonem práce pro Zaměstnavatele, příp. jiné údaje které Uživatel při využívání Aplikace poskytne.

Provozovatel dále zpracovává osobní údaje v souvislosti s provozem Aplikace, a to zejména login a heslo Uživatele, základní informace o užívání aplikace (počet a doba přístupů, prováděné operace apod.) a informace související s technickou podporou a řešení požadavků Uživatelů.



V případě, že Uživatel zveřejní v Aplikaci jakékoli osobní údaje třetích osob, je povinen tak učinit pouze při splnění podmínek daných příslušnými právními předpisy, včetně zejména případného získání souhlasu se zpracováním osobních údajů od těchto subjektů. Toto platí typicky v případě Zaměstnavatele, pokud uvádí údaje o svých Pracovnících nebo jiných osobách, včetně údajů sloužících k získání přístupu k Uživatelskému účtu, nebo pozvání Pracovníka do Aplikace a uvádění údajů o tomto Pracovníkovi v rozhraní Aplikace.



K užití Aplikace jsou Provozovatelem vyžadovány pouze údaje sloužící k uzavření smlouvy a poskytnutí Licence Uživateli a údaje sloužící k registraci a přihlašování do Aplikace. Bez těchto údajů není možné Aplikaci využívat. V případě, že Uživatel zveřejní v Aplikaci jakékoli osobní údaje, které nejsou ze strany Provozovatele vyžadovány, činí tak zcela dobrovolně a na vlastní odpovědnost. Provozovatel není vzhledem k ochraně soukromí a technické náročnosti povinen takové osobní údaje vyhledávat a upozorňovat Uživatele na jejich zveřejnění, nebo tyto osobní údaje likvidovat.



Provozovatel sleduje a ukládá záznamy o aktivitě Uživatelů a interakcích s obsahem umístěným v Aplikaci pouze za účelem dalšího vývoje Aplikace a vyhodnocování její funkčnosti

C. Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme

Plnění smlouvy. Provozovatel využívá osobní údaje za účelem plnění svých smluvních povinností vůči Uživateli, jak jsou upraveny ve VOP, případně v jiných dohodách uzavřených s Uživatelem. Osobní údaje jsou tak využívány za účelem umožnění užití Aplikace. Současně jsou osobní údaje zpracovávány za účelem fakturace a uživatelské podpory. Zpracování osobních údajů pro tyto účely je ze strany Provozovatele prováděno ve zcela nezbytném rozsahu.

Funkčnost a zkvalitňování Aplikace. Údaje týkající se uživatelského chování a nastavení používá Provozovatel zajištění správné funkčnosti a zkvalitňování Aplikace. Zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu Provozovatele.

Marketing. Provozovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje v rozsahu jména, příjmení a e-mailové adresy za účelem zasílání obchodních sdělení Uživatelům Aplikace na základě svého opravného zájmu. Obchodní sdělení se mohou týkat Provozovatele nebo Aplikace a mohou být Uživatelům zasílána i prostřednictvím samotné Aplikace.

Jiné zpracování. Další zpracování osobních údajů může Provozovatel provádět pouze v souladu s právními předpisy, a to například za účelem hájení svých nároků nebo jiných oprávněných zájmů, případně pro splnění zákonem stanovené povinnosti zejména v rámci účetních nebo daňových předpisů.

D. Kdo údaje zpracovává

Osobní údaje jsou zpracovávány a využívány primárně Provozovatelem. Ostatním Uživatelům Aplikace se poskytují osobní údaje uvedené Uživatelem v rozsahu potřebném pro efektivní sjednání smlouvy prostřednictvím či za pomoci Aplikace výlučně poté, co Uživatel tyto osobní údaje sám zveřejní, případně poté, co schválí interakci s jiným Uživatelem.

Osobní údaje o jednotlivých Uživatelích mohou být zpřístupněny dalším Uživatelům Aplikace. Typicky jsou osobní údaje Pracovníka poskytnuty Zaměstnavateli, který jej pozve do Aplikace nebo jinému Uživateli, u kterého Pracovník hodlá nastoupit na směnu. K poskytnutí údajů dochází na základě registrace do Aplikace, resp. zvolením příslušné směny. Poskytnutí údajů tak závisí na volbě provedené v Aplikaci ze strany Pracovníka.

Pro zasílání e-mailů jsou využívány poskytovatel služby Mailchimp, jako zpracovatele osobních údajů, nebo jiného obdobného poskytovatele e-mailingových služeb. Pro účely těchto služeb jsou zpracovávány osobní údaje poskytnuté Uživateli o jméně a příjmení a e-mailové adrese kontaktních osob. Mezi další zpracovatele, které Provozovatel využívá mohou patřit poskytovatelé nástrojů pro analýzu a testování webových stránek a mobilních aplikací nebo dodavatelé hostingových a cloudových služeb.

Údaje mohou být rovněž předány příslušným úřadům a jiným oprávněným osobám, pokud je tak vyžadováno právními předpisy, nebo závazným rozhodnutím soudů a jiných příslušných orgánů.

E. Doba zpracování osobních údajů

Za účelem plnění smluvních podmínek Provozovatel zpracovává osobní údaje po celou dobu trvání registrace v Aplikaci. V případě marketingových aktivit jsou osobní údaje zpracovávány rovněž po celou dobu trvání registrace Uživatele a 12 měsíců po skončení platnosti registrace, nebo do okamžiku, kdy Uživatel sdělí, že si nepřeje další zpracování osobních údajů.

Pro splnění zákonem daných povinností může Provozovatel zpracovávat osobní údaje uvedené na účetních dokladech až po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění.

Po uplynutí výše uvedených dob mohou být osobní údaje uchovávány nebo jinak zpracovávány, pokud to umožňují příslušné právní předpisy, a to například i v podobě záloh a logů, nebo jiným způsobem pro zajištění správného fungování Aplikace nebo ochrany práv Provozovatele a dalších Uživatelů.

F. Práva související se zpracováním osobních údajů

V souvislosti s nakládáním s osobními údaji má Uživatel právo požádat Provozovatele o informace ohledně osobních údajů, účelu a povaze zpracování osobních údajů, včetně informace o případných příjemcích osobních údajů. Tyto informace jsou uvedeny zejména v těchto Pravidlech. Dále má Uživatel právo požádat Provozovatele o přístup k poskytnutým osobním údajům, včetně poskytnutí jejich kopie, a právo na opravu osobních údajů, pokud jsou nepřesné.


Jestliže se Uživatel domnívá, že je zpracování osobních údajů prováděno v rozporu s ochranou osobního a soukromého života nebo v rozporu s právními předpisy, má právo požádat Provozovatele o vysvětlení a odstranění závadného stavu (např. blokaci, opravu, doplnění či likvidaci osobních údajů).


Dále má Uživatel právo na výmaz osobních údajů, na jejich omezené zpracování, momentě, kdy popírá jejich přesnost, jejich zpracování probíhá bez řádného zákonného důvodu nebo není potřeba pro stanovený účel, a na přenositelnost osobních údajů od Provozovatele k jinému správci, jsou-li pro to splněny podmínky dané právními předpisy. V případě zpracování pro marketingové účely, nebo jiného zpracování na základě oprávněného zájmu Provozovatele, může Uživatel vznést u Provozovatele námitku proti zpracování osobních údajů, na jejímž základě dojde k ukončení zpracování osobních údajů pro tyto účely.


Mimo výše uvedené má Uživatel vždy právo obrátit se v případě porušení povinností Provozovatele se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (viz www.uoou.cz).

G. Bezpečnost

Nakládání s osobními údaji probíhá plně v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. Provozovatel klade při zpracování osobních údajů velký důraz na technické i organizační zabezpečení zpracovávaných údajů. Veškeré osobní údaje jsou uloženy na elektronickém úložišti. Přístup k úložišti je také chráněn heslem a prostřednictvím šifrované komunikace s databází. V rámci Provozovatele mají přístup k osobním údajům pouze ti pracovníci, kteří s nimi potřebují bezprostředně nakládat.

H. Změny pravidel

Nakládání s osobními údaji probíhá plně v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. Provozovatel klade při zpracování osobních údajů velký důraz na technické i organizační zabezpečení zpracovávaných údajů. Veškeré osobní údaje jsou uloženy na elektronickém úložišti. Přístup k úložišti je také chráněn heslem a prostřednictvím šifrované komunikace s databází. V rámci Provozovatele mají přístup k osobním údajům pouze ti pracovníci, kteří s nimi potřebují bezprostředně nakládat.

I. Kontakt

S jakýmikoli připomínkami ohledně zpracování osobních údajů, nebo v případě uplatnění svých práv se můžete obracet na Provozovatele emailem na adresu info@grason.cz.

Tato pravidla ochrany osobních údajů jsou platná a účinná od 28. 2. 2020.

Grason Solutions s.r.o.